Cementos Argos reduce costos y optmiza plataforma de Impresión y periféricos con Managed Print Services

Obtener los beneficios de contar con un sistema de impresión balanceado, que cubra adecuadamente los requerimientos en cada uno de los procesos de negocio existentes en la organización fue una de las premisas con las cuales la empresa Cementos Argos confió a SONDA la implementación de un completo servicio de Outsourcing de impresión (Managed Print Services).

Argos es líder en la industria cementera colombiana con 51% de participación en el mercado, y es el quinto productor de cemento en América Latina con inversiones en Panamá, Venezuela, Haití y República Dominicana, y sexto productor de concreto en los Estados Unidos, además de realizar exportaciones de cemento y clinker a 27 países.

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Los desafíos del crecimiento sostenido

En mayo de 2005, Cementos Argos decide abrir un proceso para la tercerización del servicio de impresión, dado que internamente se estaba adelantando el proceso de fusión de las 8 empresas cementeras afiliadas (Cementos del Caribe, Cementos del Valle, Cementos Paz del Río, Cementos Rio Claro, Colclinker, Tolcemento, Cementos El Cairo y Cementos Nare) con el objetivo de consolidar su participación en el mercado local y asegurar su crecimiento en el exterior.

La empresa no contaba con una plataforma que soportara todas las funcionalidades de “Output Management” (Impresión, Digitalización, Fax y Copiado). La base instalada con que se contaba en ese momento no era la adecuada para estos requerimientos y los activos tecnológicos estaban obsoletos en cuanto a infraestructura de impresión láser existente, lo que eventualmente podría poner en riesgo una parte importante del proceso de integración tecnológica que se venía dando en todos los niveles de la organización.

Para enfrentar este desafío, SONDA concibió una solución que contemplaba el proceso de diseño, abastecimiento, implementación y operación de una solución de impresión. Entre las funcionalidades destacadas de ésta se puede mencionar la posibilidad de soportar la salida de documentos láser de su aplicación ERP (Enterprise Planning Resources) Oracle Peoplesoft, a la velocidad requerida por cada proceso de negocio, otorgando a la organización altos niveles de productividad, lo cual debería aprovisionarse con una renovación tecnológica como parte del servicio de Outsourcing.

Servicio completo y garantizado

La plataforma de impresión propuesta está compuesta por 250 impresoras nuevas, 53 equipos HP retomados, 27 equipos no HP retomados y 50 impresoras matriciales Epson de carro angosto a solicitud de Argos, incluidos los equipos de Backup para ser utilizados. A la fecha, se cuenta con 464 impresoras (incluidas en producción y contingencias).

Además, SONDA incluye la administración del servicio mediante un coordinador de proyecto y 10 técnicos especializados en impresión ubicados en diferentes instalaciones a nivel nacional. Al día de hoy se cuenta con 12 técnicos a nivel nacional.

Los otros servicios contemplados son: gestión del servicio mediante el uso de la herramienta Megatrack considerada “state of the art” en contabilización de trabajos de impresión, completamente optimizada para plataforma HP; 14 servidores de impresión en los que además de manejarse las colas de impresión se instala y ejecutan el Megatrack WebJet Admin de HP para la gestión de dispositivos; servicio técnico correctivo y preventivo para impresoras y servidores del servicio; toner, cartuchos, kits de mantenimiento, papelería (Resmas) y repuestos necesarios para el optimo funcionamiento del servicio de impresión y la disponibilidad del mismo.

Beneficios

Gracias a la solución Managed Print Services, ahora se puede contar con información confiable acerca del comportamiento y el volumen de datos impresos de ARGOS, lo que permite desarrollar campañas de ahorro gracias a los indicadores obtenidos por la plataforma de impresión, y realizar las correcciones respectivas de manera ágil y eficiente. Además, la cobertura de las diferentes unidades de negocio se ha incrementado debido a la implementación de equipos multifuncionales de gran volumen. Por ende, esto se traduce en una mayor rentabilidad y productividad de todos los negocios.

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