Aguas Andinas mejora gestión de recaudación y servicio a sus clientes con solución de SONDA

Con el objetivo de integrar de forma simple y eficiente todos los servicios de recaudación externos que mantiene la compañía, así como de monitorear en línea el proceso de cobranza, AGUAS ANDINAS, una de las mayores empresas de utilities de Chile, implementó un proyecto de modernización de su sistema de recaudación de la mano de SONDA.

AGUAS ANDINAS es la empresa que provee junto a sus sociedades relacionadas – Aguas Los Dominicos, Manquehue y Cordillera– el suministro de agua a los habitantes de la Región Metropolitana de Santiago, que concentra prácticamente al 40% de la población del país, con aproximadamente un millón 400 mil clientes.

La problemática

AGUAS ANDINAS y empresas relacionadas iniciaron un proceso de renovación de la plataforma de recaudación, que implicó el cambio tanto del sistema como del hardware existente , con el tremendo desafío que ello implicaba.

“La ausencia de un monitoreo automático y la obsolescencia tecnológica, hicieron indispensable modernizar el sistema”, relata Enrique Ruz, Subgerente de Desarrollos Informáticos de AGUAS ANDINAS, quien además señala que “la antigua solución hacía muy complejo que la recaudación se hiciera en sucursales de pago que no fueran las 19 agencias propias, pues la interfaz con los otros sistemas pagadores era bastante rígida”.

Además, resultaba muy complicada la extracción de información, lo que dificultaba la recolección en forma eficiente de todos los antecedentes necesarios para generar informes y estadísticas propios del proceso de recaudación. La información terminaba llegando por diversos canales, incluidos fax y correos, situación que obedecía principalmente a la rigidez del sistema existente.

Para dar solución a estas complejidades, AGUAS ANDINAS optó por buscar un sistema de recaudación de ingresos que le permitiera poner en línea a todas las agencias comerciales de la empresa y de las sociedades relacionadas; como así también integrar de forma simple y eficiente todos los servicios de recaudación externos que mantiene la compañía.

La solución

La claridad de la problemática tecnológica, permitió que AGUAS ANDINAS definiera criterios y requerimientos para la búsqueda de una solución. La licitación pública se adjudicó a SONDA por su experiencia y calidad en la integración ofrecida.

SONDA, a partir de su solución para empresas de servicios públicos (utilities), desarrolló un software de recaudación de ingresos, que cumplía las exigencias de ser una solución parametrizable, con continuidad en el tiempo, capaz de mantener un control en línea de las recaudaciones propias y de las otras empresas, y capaz de generar una completa batería de informes.

Los servicios de integración de sistemas de SONDA también incluyeron la provisión, puesta en marcha y mantenimiento del equipamiento presente en los puntos de recaudación, consistente en teclados con lectura de banda magnética, PCs cajeros, pistolas de código de barras y pantallas planas.

Los resultados

El sistema implementado es uno de los más grandes que existen en el país dentro del área de servicios , lo que hacía imperativo contar con un sistema de monitoreo en línea, el que fue desarrollado por SONDA. Hoy día los supervisores pueden ver en cada momento cómo van avanzando las recaudaciones, pueden chequear los montos de cada cajero, saber cuántas cajas están abiertas, desde qué hora, quién no está cumpliendo con los estándares de depósito y mantener un control constante sobre cada uno de los puntos de recolección, lo que permite a juicio de Enrique Ruz “generar un ahorro en administración, mayor seguridad, eficiencia y transparencia”.

Una de las funcionalidades que este sistema le ofrece al cliente final, es que los cajeros pueden verificar los saldos en línea, por lo que si una persona perdió su boleta de pago, el sistema busca el valor de la cuenta y con eso puede pagarla sin el documento físico.

Respecto a los informes mensuales de recaudación, que antes se hacían a mano y demoraban hasta dos días en completarse, hoy a partir de una planilla Excel se pueden bajar una serie de datos actualizados, que permiten además generar paramétricamente nuevos reportes.

El nuevo sistema permitió reducir casi a cero los reclamos de clientes por pagos no abonados y en noviembre de 2005, Aguas Andinas, agregó al sistema de cajas, certificadoras de pagos, con lo cual hoy efectúa el ingreso certificado de los pagos en línea, asegurando la calidad y oportunidad del ingreso de los valores recaudados.

• Modernización en el sistema de recaudación.
• Control en línea de las recaudaciones propias y de las otras empresas.
• Reducción casi a cero los reclamos de clientes por pagos no abonados.